表格助手 · 财务数据分析与生成教程

本文档配合「表格助手」使用。工具在本地浏览器运行，数据不会上传到服务器，适合处理日常财务表格后交给 AI 分析或补全。

一、这个工具是干什么的？

你在 Excel / WPS 里有一份财务表（明细账、费用汇总、预算对比、科目余额等），想交给 ChatGPT、Claude 等 AI 做分析或生成某一列内容。

如果直接把 Excel 里复制的表格贴进 AI，常见问题有：

• 行列边界不清晰，AI 容易看错列

• 表头和数据对应关系不稳定

• 表太大时，你不一定想把整张表都发过去

表格助手的作用是：把 Excel 数据整理成 JSON 等结构化格式，并支持只选需要的行、列再复制，让 AI 更容易理解、你也更好控制发给它的内容。

典型用途（结合财务工作场景）：

二、三步上手（最快路径）

1. 打开工具
   双击项目里的 index.html（用 Chrome / Edge 等浏览器即可）。

2. 从 Excel 复制 → 粘贴 → 解析

   • 在 Excel 中选中区域（务必包含表头行），Ctrl+C 复制

   • 在左侧「或粘贴表格内容」框里 Ctrl+V 粘贴

   • 点击 「解析粘贴内容」

   • 建议：不要先贴到记事本再复制，否则会丢失表格结构

3. 选好数据 → 复制 JSON → 发给 AI

   • 中间预览区勾选需要的行；可用搜索框筛「某部门」「某科目」

   • 右侧格式选 JSON（默认即可）

   • 点击 「复制」，粘贴到 AI 对话框，再附上后面的 Prompt 模板

插图位置建议：

• 图 1：三栏界面总览（输入 / 预览 / 输出）

• 图 2：Excel 选中区域含表头

• 图 3：解析后的预览 + 右侧 JSON 输出

三、界面说明（对应你日常怎么用）

左侧：输入数据

• 拖入 / 选择 Excel 文件：适合整张表、多 Sheet；解析后可在顶部切换 Sheet

• 粘贴表格：日常最常用，适合从台账、明细里抠一块

• 表头所在行：若第一行不是字段名（例如上面还有「2025年1月费用表」标题），可在底部改成第 2 行、第 3 行为表头

中间：预览与筛选

• 搜索框：按关键词筛行，如 差旅、房租、张三

• 选中筛选 / 全选 / 反选 / 按范围：快速圈定要发给 AI 的行

• 列选择与按列筛选（可展开）：

  • 取消勾选列 → 输出里不包含该列（减少干扰、节省字数）

  • 按列筛选 → 例如只保留「科目」列包含「管理费用」的行

右侧：输出结果

四、推荐工作流（财务向）

流程 A：做数据分析

Excel 复制区域（含表头）
    → 表格助手粘贴并解析
    → 筛选 / 勾选需要的行和列
    → 输出 JSON + 复制
    → AI +「分析类 Prompt」

实操要点：

• 只发与问题相关的列（如：日期、科目、摘要、借方、贷方、余额）

• 行太多时：先用关键词筛，再「选中筛选」，避免超出 AI 上下文

• 需要 AI 知道字段含义时：格式选 「带说明」 或勾选 「含数据说明」

流程 B：生成某一列（或补全数据）

Excel 复制（已有列 + 留空或待生成的列名）
    → 表格助手解析
    → 输出 JSON
    → AI +「生成类 Prompt」（明确要生成哪一列、规则是什么）
    → 把 AI 返回结果贴回 Excel（可用分列或公式辅助）

实操要点：

• 表头里提前写好目标列名，如：AI摘要、规范科目、备注

• Prompt 里写清：根据哪几列生成、格式要求（字数、是否用财务术语、是否只输出表格等）

• 行数多时：用 逐行 模式分批复制，或先筛一部分试规则，满意再全量生成

五、你可能用到的财务场景（举例）

以下用「表头示例」帮助你对号入座；实际表头以你 Excel 为准即可。

1. 费用明细分析

表头示例： 日期 | 部门 | 费用类型 | 摘要 | 金额 | 报销人

你想问 AI 的问题：

• 本月哪类费用最高？占比多少？

• 有没有单笔异常偏大的？

• 按部门汇总并给 3 条管理建议

→ 复制当月明细 → 筛掉无关列 → JSON → 用下方 「分析类 Prompt」。

2. 预算 vs 实际

表头示例： 科目 | 预算金额 | 实际金额 | 差异 | 差异率

你想问 AI 的问题：

• 哪些科目超支超过 10%？

• 写一段给领导的预算执行说明（300 字以内）

→ 可只勾选「差异率」绝对值较大的行再导出。

3. 科目 / 摘要规范化（生成列）

表头示例： 原始摘要 | 金额 | 规范科目（后一列待填）

你想让 AI 做的：

• 根据「原始摘要」填写「规范科目」，对齐公司科目表

→ 把公司科目表另复制一段作参考，或写在 Prompt 里；生成类 Prompt 要强调 只填表、不要改金额。

4. 补「说明 / 备注」列

表头示例： 凭证号 | 借贷 | 金额 | 备注（备注为空）

你想让 AI 做的：

• 根据摘要和金额写一句简短备注，便于存档或审计查阅

5. 简单对账（两表比对思路）

工具一次处理一张表。对账可以：

1. 先导出表 A 的 JSON，分析 Prompt 里说明规则

2. 再导出表 B，在同一对话里补充：「以下是第二张表，请比对…」

或把两表都筛成关键列（如 日期+对方户名+金额）再发给 AI。

六、Prompt 模板（复制即用）

使用时：先贴 JSON 数据，再贴 Prompt。把 [ ] 里的内容改成你的实际情况。

6.1 数据分析类

通用分析（适合费用明细、流水）

下面是一份财务表格数据（JSON 数组），每一行是一条记录，字段名即表头。

请完成：
1. 数据概览：共多少条、金额合计、最大/最小单笔
2. 按 [费用类型 / 科目 / 部门] 汇总金额并算占比
3. 指出 3 条你认为需要关注的异常或风险点（说明依据）
4. 用条目式给出 3 条可执行的建议

要求：
- 金额单位：元，保留 2 位小数
- 不要编造数据里没有的行
- 结论用中文，适合内部汇报

同比 / 环比（适合有两期数据时）

以下是 [2025年3月] 的费用明细 JSON。请与下方我补充的 [2025年2月] 数据对比（若我只给一期，请只做本期结构分析）。

请输出：
1. 总金额及环比变化（若有两期）
2. 增长最多的前 3 个科目/类型及原因推测
3. 下降最多的前 3 项
4. 200 字以内的分析小结

注意：仅基于给定数据计算，缺失月份不要假设。

异常筛查

以下是报销/费用明细 JSON。请帮我做异常筛查：

规则参考：
- 单笔金额 > [5000] 元标为「大额」
- 同一 [报销人] 同一天多笔合计 > [3000] 标为「集中报销」
- [摘要] 含「礼品」「现金」等关键词单独列出

请用表格列出：行号（或序号）、原因、涉及金额。不要修改原始数据。

6.2 数据生成类（生成某一列）

根据摘要生成「规范科目」

以下是费用明细 JSON。请根据「原始摘要」列，为每一行填写「规范科目」列。

科目只能从以下列表中选择（不要自创新科目）：
[管理费用-差旅费, 管理费用-办公费, 管理费用-业务招待费, 销售费用-差旅费, …]

输出要求：
1. 只输出 JSON 数组，字段与输入一致，仅新增或补全「规范科目」
2. 无法判断的填「待确认」并单独列出序号
3. 不要改动金额、日期等其他列

生成「摘要 / 说明」列

以下是凭证或流水 JSON。请为每一行生成「说明」列：

要求：
- 每条 15～30 字，写清业务实质（谁、什么事、什么款项）
- 使用规范财务用语，不要口语
- 输出为 JSON 数组，保留原字段并增加「说明」

示例风格：
- 「支付XX公司Q1办公用品采购款」
- 「收到YY项目首款，合同编号…」

按规则填「备注」

以下是表格 JSON。请根据「科目」「借方」「贷方」「摘要」为每行填写「备注」：

规则：
- 借贷不平的行备注「需核对」
- 摘要含「暂估」「预提」备注「估计项」
- 其余留空

只输出补全后的 JSON，不要解释。

批量生成后贴回 Excel

（若 AI 返回了 JSON）

1. 全选 AI 返回的 JSON 复制
2. 可用在线 JSON 转表格工具，或 Excel「数据 → 自 JSON」导入（视 Excel 版本而定）
3. 更稳妥：让 AI 「以制表符分隔、带表头」输出，直接粘贴到 Excel

建议在 Prompt 末尾加一句：
「最终结果请用 Markdown 表格或 TSV（制表符分隔）输出，方便我粘贴回 Excel。」

6.3 生成汇报文字（不改表，只出文稿）

以下是本月费用汇总 JSON（已按部门汇总）。

请写一段给 [财务经理 / 总经理] 的说明文字：
- 篇幅 300～500 字
- 结构：总体情况 → 主要增减 → 风险与建议
- 语气正式、数据必须与 JSON 一致，不要虚构部门

不要输出 JSON，只输出正文。

七、完整操作示例（走一遍）

示例：分析「部门费用明细」

1. Excel 准备

2. 表格助手

• 选中含表头区域 → 复制 → 粘贴 → 解析粘贴内容

• 搜索 差旅 可只分析差旅（可选）

• 右侧：JSON + 汇总 → 复制

3. 发给 AI（示例对话）

[粘贴 JSON]

请按「数据分析类-通用分析」的要求分析这份 3 月部门费用明细，部门维度汇总。

4. 根据 AI 结果在 Excel 里做透视、图表或写入周报——工具只负责「把表整理好再给 AI」。

示例：生成「规范科目」列

1. Excel 中已有 原始摘要、金额，新增空列 规范科目。

2. 表格助手 解析 → 确认表头含 规范科目 → 复制 JSON。

3. Prompt

[粘贴 JSON]

请为每行填写「规范科目」，科目列表见……（略）
只输出 JSON，不要改金额。

4. 将 AI 返回的 规范科目 贴回 Excel 对应列，人工抽查「待确认」行。

八、使用技巧与注意

常见误区：

• 未包含表头 → 第一行会被当成字段名，列名错乱

• 先贴记事本 → 行列结构丢失

• Prompt 不说清「只生成哪一列、不要改金额」→ AI 可能改写其他列

九、格式怎么选？（速查）

十、小结

1. 表格助手 = Excel → 结构化 JSON → 更好用 AI

2. 分析：复制明细 → 筛行筛列 → JSON + 分析类 Prompt

3. 生成：表头写好目标列 → JSON + 生成类 Prompt → 结果贴回 Excel

4. Prompt 要写清：字段含义、输出格式、不要编造、不要改哪些列

你按实际表头替换模板中的 [ ] 即可。若后续有固定几张表（如固定费用模板），可以把常用 Prompt 存成文本片段，复制时只改月份或部门名。

文档版本：2026-06 · 配合「表格助手」第一版功能编写。插图由使用者自行补充。